En un taller reciente de MS Project, un participante consultó sobre cómo registrar los pagos recibidos para el proyecto, de la misma forma que se registran los recursos y costos. Si bien el MS Project no es un programa para gestión de contabilidad, si nos permite visualizar y gestionar las fechas de pagos a recibir.
En primer lugar debemos tener en cuenta que a diferencia de los recursos (material, trabajo y costo) que son registrados en la Hoja de Recursos, los ingresos o pagos no son registrados de la misma forma.
Para registrar los ingresos o pagos obtenidos en el proyecto, sugiero revisar los siguientes pasos:
- Creación de Estructura: Usando una estructura lógica se establece una tarea sumaria y un listado de tareas (en este caso Hitos con duración cero). Esta estructura permite establecer el número de pagos a recibir en el proyecto. (Ejm: Pago al iniciar (25%), Pago al finalizar entregable X (25%), Pago al finalizar (25%), etc.)
- Establecer la lógica de relación entre pagos y actividades o hitos: Como se indicaba en el punto anterior, usualmente en los contratos ya se deja establecida las condiciones para recibir los pagos. En ocasiones están atados a un entregable (hito finalizado) o a un tiempo específico posterior al inicio. En el ejemplo podrán ver lo siguiente:
- El primer pago está relacionado a la fecha de inicio del proyecto
- El segundo y tercer pago están relacionados a un tiempo de espera a partir del primer pago. (+5 dias, +15 dias)
- El cuarto pago está relacionado a la fecha de finalización del proyecto, es decir al hito de finalización
- Ingreso de valores por pagos: A diferencia de los recursos usados en los proyectos, los pagos se ingresan usando una columna denominada Costo Fijo. Esta columna permite ingresar un costo con valor negativo para el caso de pagos o ingresos del proyecto.
En el ejemplo adjunto podrán notar que el costo del proyecto es de $1,600 y el total de pagos es -$2,000. Por lo tanto, de acuerdo a lo planificado, existiría un balance a favor de $400.
Si desean revisar el ejemplo, se lo adjunta como referencia. Por favor compártenos si es de tu utilidad este tipo de soluciones o si tienes alguna otra sugerencia.
Éxitos!
#1 por Marcelo Delgado el agosto 29, 2011 - 8:31 pm
Bien Joe, es muy buena la contribución y compartir el conocimiento, eso engrandece de verdad a los profesionales. éxitos
#2 por Joe el agosto 29, 2011 - 10:09 pm
Gracias Marcelo! Saludos!
#3 por Pablo Zarbo el diciembre 20, 2011 - 1:51 pm
Interesante propuesta.
Es una consulta frecuente en los cursos de MS Project.
Saludos!