En primer lugar debemos tener en cuenta que a diferencia de los recursos (material, trabajo y costo) que son registrados en la Hoja de Recursos, los ingresos o pagos no son registrados de la misma forma.

Para registrar los ingresos o pagos obtenidos en el proyecto, sugiero revisar los siguientes pasos:

1.  Creación de Estructura: Usando una estructura lógica se establece una tarea sumaria y un listado de tareas (en este caso Hitos con duración cero). Esta estructura permite establecer el número de pagos a recibir en el proyecto. (Ejm: Pago al iniciar (25%), Pago al finalizar entregable X (25%), Pago al finalizar (25%), etc.)
2. Establecer la lógica de relación entre pagos y actividades o hitos: Como se indicaba en el punto anterior, usualmente en los contratos ya se deja establecida las condiciones para recibir los pagos. En ocasiones están atados a un entregable (hito finalizado) o a un tiempo específico posterior al inicio. En el ejemplo podrán ver lo siguiente:
• El primer pago está relacionado a la fecha de inicio del proyecto
• El segundo y tercer pago están relacionados a un tiempo de espera a partir del primer pago. (+5 dias, +15 dias)
• El cuarto pago está relacionado a la fecha de finalización del proyecto, es decir al hito de finalización
3. Ingreso de valores por pagos: A diferencia de los recursos usados en los proyectos, los pagos se ingresan usando una columna denominada Costo Fijo. Esta columna permite ingresar un costo con valor negativo para el caso de pagos o ingresos del proyecto.

En el ejemplo adjunto podrán notar que el costo del proyecto es de $1,600 y el total de pagos es -$2,000. Por lo tanto, de acuerdo a lo planificado, existiría un balance a favor de $400.

Si desean revisar el ejemplo, se lo adjunta como referencia. Por favor compártenos si es de tu utilidad este tipo de soluciones o si tienes alguna otra sugerencia.

Éxitos!

• ¿Qué debo pagar este mes?
• ¿Cuánto es el total de mis deudas?
• ¿Cuánto dinero me deben?
• ¿En qué estoy gastando?
• ¿Cuántos y cuáles son mis ingresos?
• ¿Son mis ingresos suficientes para cubrir mis gastos?

Si se las ha planteado, seguramente es porque requiere organizar sus finanzas personales. Usualmente no nos tomamos el tiempo suficiente, o no tenemos las herramientas necesarias para poder organizar nuestro dinero. Ya sea mucho o poco dinero, la organización y planificación son claves para no sufrir estrés innecesario, y para tomar decisiones apropiadas.

Las plantillas gratuitas nos pueden ayudar…

Comencemos con las herramientas a libre disposición. Si nos gusta el MS Excel, tenemos a nuestra disposición una gran variedad de plantillas  que nos permiten registrar nuestros ingresos, egresos y presupuesto para cada mes segmentados por diversos rubros (alimentación, educación, etc.)

Si preferimos hacerlo en línea, con la opción de tener la información disponible ya sea desde nuestra casa, oficina, etc. y compartirla con la pareja o familia, entonces no estaría mal utilizar una herramienta como Google Docs. Existen varias plantillas en línea donde sólo debemos ingresar los valores y actualizarlos frecuentemente.  Recordemos que Google Docs nos permite compartir documentos y editarlos en tiempo real con otras personas.

Plantilla original en  http://www.scribd.com/doc/8480/Best-Personal-Budget-Planner.

Sitios gratuitos para control de finanzas personales

Otra opción recomendable es utilizar una aplicación especializada en la gestión de nuestras finanzas. Podemos darnos una vuelta y probar el servicio (en español) que provee Money Trackin. Una gran diferencia entre usar una plantilla (como las descritas anteriormente) o usar una aplicación como Money Trackin, radica en que permite un rápido ingreso, categorización y control preciso de nuestros movimientos de dinero. Dicho de otra forma, es como cuando nos explicaron contabilidad en el colegio: Todo el dinero se maneja a través de cuentas y debe existir un registro preciso de los ingresos y egresos entre dichas cuentas.

Un valor adicional con este tipo de herramientas es poder programar pagos, visualizar gráficamente en qué rubros gastamos más dinero y establecer un presupuesto por rubros. Con todo lo anterior, podemos responder lo que preguntábamos al inicio: ¿En qué gasto más dinero? ¿Alcanzo a pagar con mis ingresos? , etc.

Aplicaciones especializadas

Existen múltiples programas, unos más caros que otros, para ayudarnos a controlar nuestras finanzas personales o familiares. Uno muy recomendado y que considero bastante completo es Quicken.

Este programa tiene infinidad de opciones, gráficos, planificadores de inversiones, etc. Para realizar los primeros pasos en la organización de nuestro dinero, esta aplicación nos ayuda principalmente en organizar los ingresos, egresos, pagos y deudas. Es decir, nos da una estatus completo de nuestra situación financiera. Posteriormente, usamos esta herramienta día a día para ingresar cada uno de nuestros gastos y de esta forma llevar un control de nuestras finanzas.

En este post hemos compartido unas herramientas a disposición de todos para ayudarnos a controlar nuestras finanzas. Es importante saber que la herramienta por sí sola no hace nada, se requiere de un proceso eficiente y el compromiso para ejecutarlo. De esto hablaremos en un próximo post.

Sobre la versión 2010

Aunque no es el objetivo de este post, recomiendo firmemente probar la versión MS Project 2010. Si no la tienen, pueden descargarla aqui.

Existen varias diferencias entre la versión 2007 y 2010, no solo a nivel de interface gráfica, sino también a través de nuevas funcionalidades que permite planificar de manera más fácil e intuitiva. Aqui algunas de las funcionalidades nuevas a descubrir.

Sobre el examen

Si pasas el examen 70-718 obtienes la certificación “Microsoft Certified Technology Specialist (MCTS): Microsoft Project 2010, Managing Projects”. Si has tenido previamente experiencia en exámenes de Microsoft, estarás acostumbrado a la interface, tipo de preguntas y lógica de las mismas.

El día de hoy participé en el examen, y a diferencia de uno normal, la versión Beta tenía aproximadamente 75 preguntas. La duración aproximada es de 2h 30minutos. Al inicio del examen te realizan preguntas sobre tu experiencia con Project, y al final, tienes la oportunidad de comentar y ofrecer retroalimentación por cada pregunta que te realizan.

El test, como su nombre lo dice, está enfocado en el manejo de Microsoft Project 2010 aplicado en la gestión de proyectos. Preguntas situacionales, preguntas sobre las características del programa, ejercicios, entre otros tipos, desfilan una a una en el tiempo establecido.

Si bien no se puede decir detalles sobre las preguntas, es importante indicar que al ser un nuevo examen, todavia no hay tanto material de estudio. Por mi parte aproveché una lectura de Microsoft Project 2010: The Missing Manual. También es muy recomentable tratar de aplicar las nuevas funcionalidades y entenderlas lo mejor posible.

Sobre la locación del examen

Este tipo de exámenes los provee Prometrics, y es bastante fácil conseguir un representante local. En mi caso, para bien o para mal, decidí tomar el examen justamente el último día laborable del año. En la locación donde lo dí, obviamente había un ambiente de fin de año, pero aún así fue el proceso fluido y sin mucho ruido. Es importante que sepan que en la locación no se puede ingresar con ningún material, ni celular.

¿Para qué es importante tomar este examen?

Sinceramente no creo que sirva para ganar un mejor sueldo, pero si para automotivarse y aprender a usar una nueva herramienta. El proceso de pasar este tipo de exámenes implica leer, practicar, motivarse a cumplir un objetivo y lograrlo.

Si ya tomó el examen 70-632 de MS Project 2007, le recomiendo tomar este también. Se va a encontrar con algunas sorpresas.

¿Lecciones aprendidas?

Hacer un plan de estudio, conseguir una buen libro y practicar, son las recomendaciones básicas. Enfocarse en las características nuevas, también es una buena idea.

Aunque los resultados de mi examen llegarán en 8 semanas (debido a que es versión Beta), espero obtener un resultado aceptable. Aproximadamente un 70% de las preguntas las conocía, el resto… pues apliqué mi mejor criterio.

Si les interesa, aqui hay más información:

• Información oficial de Microsoft sobre 70-178
• How to Get Certified Free in Microsoft Project 2010
• Microsoft Project 2010 Certification FAQ
• A Microsoft Project Beta Exam Experience

Ya les contaré como me fue. Éxitos!

Como podrá apreciar, aqui aparecen noticias del 2007 y espero próximamente ponerlo al día.

Si llegó hasta aqui,  Gracias por su interés.

Anteriormente hablamos de los supuestos del proyecto, en esta ocasión miramos hacia las restricciones. Ambos temas afectan o podrían afectar directamente el desempeño y planificación del proyecto, así como su cumplimiento. Las restricciones son, en sí, la camisa de fuerza que nos limita.

Según el PMBOK, las restricciones (constrains) son “el estado, calidad o sentido de estar restringido a un determinado curso de acción o inacción. Una restricción o limitación aplicable, sea interna o externa al proyecto, que afectará el desempeño del proyecto o de un proceso“.

Estoy seguro que habrán visto más de una vez el triángulo de la “triple restricción”. Los limitantes básico de los proyectos dados por el tiempo, los recursos y el alcance, corresponden al día a día de las negociaciones con clientes, proveedores, equipo y stakeholders.

Por lo anterior, es muy importante y mandatorio dejar las reglas e identificar las restricciones desde el inicio del proyecto. Mejor dicho, desde la conceptualización o propuesta comercial, si vale el término. Así como los supuestos, las restricciones tienen un alto impacto en temas como: costos, cronograma, fechas de entrega, etc.

Las restricciones vendrán dadas en temas como:

• Fecha esperada de entrega del proyecto
• Presupuesto máximo asignado al proyecto
• Cantidad de recursos humanos y técnicos disponibles
• Requerimientos mínimos necesarios y esperados (Alcance)

Con los puntos anteriores se podrán negociar escenarios como:

• Proyecto realizado por etapas (versionamiento)
• Priorización de requerimientos
• Negociación para obtener disponibilidad de recurso humano clave

Como bien dijo alguna vez un profesor : “No te adelantes a decirle al cliente que no se puede, en cambio, negocia con las restricciones“.

• “La fecha es lo importante”, entonces prioricemos los requerimientos y quizá tendremos que revisar el presupuesto.
• “El proyecto debe estar totalmente completo”, entonces revisemos la fecha para lograr cumplirlo.
• “El presupuesto es inamovible”, entonces no toquemos los recursos pero seleccionemos los requerimientos principales.

En resumen, es importante desde el inicio saber exactamente cuáles son las restricciones que limitan el proyecto, y de esas, conocer cuál es la más importante para saber por donde poder negociar… Y si para el cliente “todo es importante”, entonces, le cuentan el ejemplo del globo.

El examen corresponde a una serie de actividades que está organizando la Asociación con el objetivo de promover, propagar y profesionalizar la disciplina de Dirección de Proyectos en Ecuador.

IMPORTANTE: La fecha máxima para aplicar ante el PMI es hasta el 20 de Agosto del 2008. Ampliar para ver boletín informativo.

Si deseas más información sobre el proceso de aplicación ingresa aquí. Si tienes alguna duda sobre el examen, contáctanos.PMI®, PMP® y PMBOK® son marcas registradas del PMI en Estados Unidos y otros países. Para cualquier inquietud o sugerencia, contáctese con nosotros: Comisión PBT Asociación de Directores de Proyecto del Ecuador

Iniciamos Julio. El primer semestre del año ha finalizado, por lo tanto, es un buen momento para identificar el camino recorrido y las metas cumplidas. Ups… ¿no hay Proyecto Personal para el año en curso? No importa. No es tarde para establecerlo. Si… lo sé, lo más probable es que no exista el tiempo suficiente, pero hay que dárselo, sino nadie nos lo dará.

¿Qué hacer primero?
Desde un punto de vista muy personal, lo primero a realizar sería tener una radiografía de la situación actual.

A nivel de habilidades…

• Para lo anterior se propone un análisis sencillo de auto calificacion de los diversos skills recomendados. Como ayuda podrían ser los 21 Skills del PM. Con lo anterior podrías identificar cuáles debes trabajar más.
• La evaluación también debe ser realizada por tus colegas y/o miembros del equipo. (Tip: No tengas miedo en preguntar, la clave será que tus colegas te ayuden identificando tus debilidades y fortalezas. Esto se puede realizar con un cuestionario anónimo)

A nivel de conocimientos…

• Si bien ya eres un PM, no está de más identificar qué áreas de conocimiento de la Dirección de Proyectos tienes más control y mejor manejo. Sería una interesante opción evaluar una calificación por área de conocimiento.
• El nivel técnico de tu área de negocio también es importante calificar. Esto implicaría identificar tus conocimientos actuales sobre tecnología, seguridad, construcción, etc. Lo anterior depende de tu área de acción.
• Los idiomas también son tema necesario. Evalúa tu situación actual en los parámetros de escritura, conversación y lectura.

Lo anterior es un paso inicial y básico para identificar la situación personal al momento. No requiere de herramientas sofistifadas sino de una profunda auto evaluación. Esto servirá para tomar decisiones de lo que se deberá mejorar el próximo semestre.

¿Listo para iniciar tu proyecto personal?

• “Para avanzar, deje el confort de su puesto” desde Intermanagers.com: Si se siente cómodo y seguro en su puesto, definitivamente es hora de moverse. Léalo, es importante!

• Qué es y cómo se hace un reporte de estado del proyecto desde IAAP: Nos llegan sugerencias de cómo hacer uno de los informes más necesarios y frecuentemente desarrollados en la gestión de proyectos.

Para ser candidato a la nueva credencial se requiere 30 horas de educación formal en Gestión de Riesgos de Proyectos, y al menos 3,000 horas de experiencia en Gestión de Riesgos.

Para quienes estén interesados en esta nueva credencial, deben tener en cuenta que para los primeros 100 candidatos que se registren entre el 29 de Agosto al 31 de Octubre tendrán un descuento especial.

Más información en:

• Aviso de prensa
• Sitio Oficinal del PMI
  
• PMI-RMP credential handbook